Deslizes No Uso Do E-mail

12 deslizes no uso do e-mail que podem sabotar sua imagem profissional

by Marco Aurélio

Seu email é tão importante para sua imagem profissional como as roupas você veste, as cartas que você escreve, a saudação em seu correio de voz e o aperto de mão que você oferece. Se você quiser causar uma boa impressão e construir boas relações de negócio, preste atenção a como você usa o email e evite esses 12 principais deslizes e enganos.

1. Omitir a linha de Assunto. Foi-se o tempo em que o conteúdo da linha de assunto do email era de pouca importância. Não faz nenhum sentido enviar a uma mensagem em que se lê "nenhum assunto"; sua mensagem simplesmente parece ser sobre nada e não merece ser lida. Dado o enorme volume de email que cada pessoa recebe, a linha assunto é essencial se você quiser que sua mensagem seja lida. A linha de assunto se tornou um gancho.

2. Não usar uma frase com significado na linha de Assunto. O assunto deve dizer claramente qual é o conteúdo de sua mensagem. Seu cabeçalho deve ser pertinente à sua mensagem, não só "Oi" ou "Olá". O destinatário vai decidir a ordem em que ele lê seus emails, baseado em quem enviou e em qual o assunto. Lembre-se que seu email tem uma grande concorrência pela atenção de seu destinatário.

3. Não alterar o cabeçalho da mensagem para refletir o assunto. Por exemplo, se você estiver escrevendo para o desenvolvedor de seu website, seu primeiro cabeçalho poderia ser "conteúdo do website". Porém, à medida em que o site se desenvolve e você envia mais informações, use um cabeçalho adequado para cada mensagem, tais como, "informações de contato", "gráficos", ou "formulários". Não bastar clicar em "responder". Se você incluir mais detalhes no cabeçalho ficará mais fácil para seu destinatário encontrar um documento específico em sua caixa de mensagens, sem ter que abrir todos as mensagens que você enviou. Comece uma nova mensagem sempre que você mudar de assunto.

4. Não personalizar sua mensagem. O e-mail é informal, mas ele ainda precisa de uma saudação inicial. Comece com "Prezado Sr. Luís Peixoto", "Caro Luís", ou, "Olá, Luís" ou somente "Luís". Se você se esquecer de incluir o nome da pessoa pode fazer seu email parecer frio e impessoal.

5. Não atentar ao tom da mensagem. Quando você conversa face a face com outra pessoa 90% da comunicação é não verbal. O e-mail não tem nenhuma linguagem corporal. O leitor não pode ver sua face ou ouvir seu tom de voz, por isso escolher cuidadosamente as é muito importante. Ponha-se no lugar da outra pessoa e pense como suas palavras podem soar e que mensagem ela traz nas entrelinhas.

6. Esquecer de verificar a gramática e erros de digitação. Nos primeiros dias do email, alguém criou a idéia de que essa forma de comunicação não deve ser escrita com rigor. Errado. Tem sim. Seu email leva consigo uma imagem sobre você. Se você não conferir seus emails as pessoas questionarão a qualidade de seu trabalho. Use a pontuação, acentuação correta e sempre confira sua ortografia. Lembre que seu Verificador de Ortografia identificará palavras mal formadas, mas não ponha toda sua confiança nele. Não se pode dizer se você quis dizer "mico" ou "mito", "porca" ou "forca", "nele" ou "dele".

7. Escrever uma mensagem enorme. O email foi desenhado para ser breve. Mantenha sua mensagem curta e direta. Use somente alguns parágrafos, com poucas orações por parágrafo. As pessoas descartam seu email logo que notam uma mensagem muito longa. Se você se achar escrevendo uma mensagem realmente muito longa, pegue o telefone ou marque uma reunião.

8. Encaminhar email sem autorização . A maioria de nós já cometeu esse engano, mas considere esse assunto. Se a mensagem foi enviada para você e só a você, por que você consideraria apropriado repassar isso? Muitas informações delicadas vazaram por causa da falha de julgamento de alguém. A menos que lhe seja solicitado ou que você receba uma permissão, não passe adiante informações que foram destinadas somente a você.

9. Achar que ninguém mais vai ver seu email. Após ter deixado sua caixa postal, você não tem a menor idéia do caminho que seu email vai seguir, quantas cópias dele serão deixadas em servidores ao redor do mundo ou quantas pessoas podem ler seu conteúdo. Não use a Internet para enviar qualquer coisa que você não poderia suportar ver em um outdoor a caminho de trabalhar no dia seguinte. Use outro meio de comunicação para tratar de informações pessoais ou sensíveis.

10. Deixar de assinar suas mensagens. Sempre informe seu nome no final de suas mensagens, mesmo que ele já seja incluído no topo do email, e inclua informações de contato como seu telefone, fax e endereço postal. O destinatário pode querer ligar para informações adicionais ou enviar documentos que não podem ser anexados a um email. Crie um bloco de assinatura formal com todos esses dados é a abordagem mais profissional.

11. Esperar uma resposta imediata. Nem todos ficam sentados na frente de um computador com o programa de email ligado. A beleza da comunicação via Internet é sua conveniência. Ela não é intrusiva. As pessoas podem verificar seu email quando for mais apropriado para elas, não para você. Se sua mensagem é tão importante que você precisa da resposta logo em seguida, use o telefone.

12. Completar a linha "Para" muito cedo. Informar o destinatário de sua mensagem deve ser a última coisa a fazer ao escrever um email. Antes disso, verifique tudo. Verifique a gramática e a ortografia. Verifique a pontuação e a clareza da mensagem. Verifique se todo o assunto foi abordado. Verifique se o tom de sua mensagem está de acordo com sua intenção ao escrever a mensagem. Verifique se incluiu o anexo que precisa enviar. Se você informar o nome do destinatário antes de compor sua mensagem, seu menor deslize pode enviar a mensagem antes da hora, sem lhe dar a chance de corrigir o engano.

O email torna tudo muito mais fácil e rápido, incluindo criar uma boa imagem profissional. Usando a tecnologia de modo adequado, você verá os resultados refletidos em seus negócios.

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